El portón de Mar VistaMar Vista gate access — what we are proposing, and what we need you to correct
Borrador para revisión · Agosto 2026Draft for review · August 2026
0. Léalo primeroRead this first
None0.1 Qué le estamos pidiendoWhat we're asking you for
This document describes a replacement for the gate system we use today. It is not a finished plan. It is our best guess at how the gate actually works, written down so you can tell us where we're wrong.
You know things about the caseta that we don't. Every correction you make here saves us building the wrong thing.
Este documento describe un reemplazo para el sistema del portón que usamos hoy. No es un plan terminado. Es nuestra mejor suposición de cómo funciona el portón en realidad, escrita para que usted nos diga en qué nos equivocamos.
Ustedes saben cosas de la caseta que nosotros no sabemos. Cada corrección que hagan aquí nos evita construir algo equivocado.
If we don't hear from you, we will build it exactly as described here.
Si no sabemos de usted, lo vamos a construir tal como está descrito aquí.
None0.2 Cómo responderHow to answer
Any of these is fine. Pick whichever is easiest for you.
- Tap the green “Comentar / Comment” button at the bottom of this page. It goes straight to us. No account, nothing to install.
- Comment right here in the document — select the text, then the comment icon.
- Reply in WhatsApp with the question number — "P-07: se cae casi todos los días en invierno."
- Tell Britta or Jorge in person, by phone, or by voice note. They'll write it in for you.
A voice note is worth more to us than a perfectly formatted comment. Please don't let the format stop you.
Cualquiera de estas sirve. Use la que le quede más fácil.
- Toque el botón verde “Comentar / Comment” al pie de esta página. Nos llega directo. Sin cuenta, sin instalar nada.
- Comente aquí mismo en el documento — seleccione el texto y toque el ícono de comentario.
- Conteste en el grupo de WhatsApp con el número de la pregunta — "P-07: se cae casi todos los días en invierno."
- Dígaselo a Britta o a Jorge en persona, por teléfono, o por nota de voz. Ellos lo anotan por usted.
Para nosotros una nota de voz vale más que un comentario bien formateado. Por favor no deje que el formato lo detenga.
None0.3 Para cuándoBy when
We'd like your comments within about a week, so we can revise this and come back with a second version. Nothing gets built until that second version is agreed.
Nos gustaría tener sus comentarios en más o menos una semana, para poder corregir esto y volver con una segunda versión. No se construye nada hasta que esa segunda versión esté acordada.
None0.4 Lo que NO estamos preguntandoWhat we are NOT asking about
This document is only about getting people through the gate. It is not about cuotas, accounting, amenity reservations, assemblies, the pool, or community messaging.
Those are real topics — they're just not this one. If you have thoughts about them, please send them to the board separately so they don't get lost in here.
Este documento es únicamente sobre el ingreso por el portón. No es sobre cuotas, contabilidad, reservas de áreas comunes, asambleas, la piscina, ni mensajería de la comunidad.
Son temas reales — solo que no son este. Si tiene ideas sobre ellos, por favor mándelas aparte a la junta para que no se pierdan aquí.
1. Por qué estamos haciendo estoWhy we're doing this
Today the community pays for HAC. Of everything HAC does — accounting, reservations, assemblies, messaging — we use one thing: authorizing a visitor at the gate. We are paying for the whole building and using one room.
And that one thing has a problem you may have lived through yourself: the notice telling you your guest arrived quietly stops working — sometimes for months — and you never find out that it stopped.
We're proposing to replace it with something built for us. You make a pass on your phone. You send it by WhatsApp. The guard scans it or looks up the name. Your visitor comes in. You get told. That's the whole thing.
Hoy la comunidad paga HAC. De todo lo que hace HAC — contabilidad, reservas, asambleas, mensajería — nosotros usamos una sola cosa: autorizar visitas en el portón. Estamos pagando el edificio completo para usar un solo cuarto.
Y esa única cosa tiene un problema que tal vez usted ya vivió: el aviso de que su visita llegó deja de funcionar sin decir nada — a veces por meses — y uno ni cuenta se da.
Proponemos reemplazarlo por algo hecho para nosotros. Usted genera un pase en el celular. Lo manda por WhatsApp. El guarda lo escanea o busca el nombre. Su visita entra. A usted le avisan. Eso es todo.
“The app is based on a commercial product that we're currently using, that's too complex and also doesn't have functionality that we need.”
“La aplicación está basada en un producto comercial que usamos actualmente, que es demasiado complejo y además no tiene funciones que necesitamos.”
Nothing else changes. Same gate. Same guards. Same job for them. The same people you already let in.
Nada más cambia. El mismo portón. Los mismos guardas. El mismo trabajo para ellos. La misma gente que usted ya deja entrar.
1.1 El problema de fondo es la adopciónThe real problem is adoption
The security committee wrote down its own goal before seeing any of this:
“To have all residents and visitors use the QR code to track entrances / exits and alleviate jams at the guard station. Or, at a minimum, to reduce the number of residents who send visitor information to the security team rather than generating QR codes for visitors.”
“Que todos los residentes y visitas usen el código QR para registrar entradas y salidas y aliviar las presas en la caseta. O, como mínimo, reducir la cantidad de residentes que le mandan la información de sus visitas al equipo de seguridad en vez de generarles un código QR.”
That reframes this whole document. The problem is not mainly that the gate software is bad. It is that a large share of arrivals never get a pass at all — the resident texts the guard instead, and the guard types it in by hand while cars wait.
So the question we are actually trying to answer is not “what features should the new app have.” It is “why do people go around the system, and what would make the pass the easier path?”
Two of the obstacles the committee named are things software can fix directly:
- Renters cannot generate passes unless the owner adds them to their account, and some owners have not or will not.
- Reaching people at all is hard — off-site owners do not read WhatsApp, and contact details go stale.
The rest is habit. Habit only changes if the new way is genuinely faster than texting the guard, which is the bar every screen in this document has to clear.
El comité de seguridad escribió su propia meta antes de ver nada de esto. Eso replantea todo este documento. El problema no es principalmente que el software del portón sea malo. Es que una buena parte de quienes llegan nunca traen pase — el residente mejor le escribe al guarda, y el guarda lo digita a mano mientras los carros esperan.
Entonces la pregunta que de verdad estamos tratando de contestar no es “qué funciones debería tener la aplicación nueva”. Es “¿por qué la gente se salta el sistema, y qué haría que el pase fuera el camino más fácil?”
Dos de los obstáculos que nombró el comité se pueden arreglar directamente con software:
- Los inquilinos no pueden generar pases a menos que el dueño los agregue a su cuenta, y algunos dueños no lo han hecho o no lo quieren hacer.
- Es difícil hasta comunicarse con la gente — los dueños que no viven aquí no leen WhatsApp, y los datos de contacto se desactualizan.
Lo demás es costumbre. La costumbre solo cambia si la forma nueva es de verdad más rápida que escribirle al guarda, y esa es la vara que tiene que pasar cada pantalla de este documento.
2. Las siete decisiones que más necesitamosThe seven things we most need you to decide
If you read nothing else, read these seven. Each links to a fuller question further down.
Si no lee nada más, lea estas siete. Cada una tiene una pregunta más completa más adelante.
| Hay que decidir / We need to decide | Pregunta |
|---|---|
| Cuánto dura un pase por defectoHow long a pass lasts by default | P-03 |
| Si el guarda puede dejar entrar a alguien sin paseWhether a guard may admit someone with no pass | P-09 |
| Cómo se le avisa al residente que llegó su visitaHow the resident is told their guest arrived | P-10 |
| Quién mantiene la lista de quién vive en cada casaWho keeps the list of who lives where | P-13 |
| Quién puede poner a alguien en la lista de no admitidosWho can put someone on the do-not-admit list | P-14 |
| Qué aparato usa el guarda en la casetaWhat device the guard actually holds | P-20 |
| Si hay que impedir que un pase se reenvíe, y a qué costoWhether to stop a pass being forwarded, and at what cost | P-30 |
3. Cómo funciona el portón hoyHow the gate works today — as we understand it
What follows is a guess. We wrote it down so you can correct it.
Lo que sigue es una suposición. La escribimos para que ustedes la corrijan.
None3.1 Un día en la casetaA day at the caseta
6:00 a.m. — Cambio de turno. El guarda de la noche entrega. Lo que quedó pendiente se explica de viva voz, y lo que no quedó anotado se pierde.
6:30 a.m. — Cuadrillas de construcción. Un pick-up con cinco hombres en el cajón, un solo celular entre todos. Llegan a la misma casa todos los días durante cuatro meses.
8:00 a.m. — Empleadas domésticas y jardineros. Muchos llegan a pie o los dejan en la carretera. Varios van a más de una casa.
9:40 a.m. — Un camión de entregas, sin pase. El chofer trae un número de casa y un apellido, nada más. El guarda busca por apellido, no lo halla, busca por casa, lo halla, y llama. Nadie contesta: el dueño está en Calgary, durmiendo.
11:00 a.m. — Se cae el internet. Vuelve veinte minutos después. Mientras tanto llegan cuatro carros.
2:15 p.m. — El sol de frente en la pantalla. El guarda ladea el aparato, le hace sombra con la mano, se rinde, y mejor lee el nombre en el celular de la visita.
4:30 p.m. — Piscina, recoger chiquitos, invitados a cenar. El rato más pesado del día. Los carros hacen fila y cada diez segundos de más se sienten.
11:20 p.m. — Un huésped de alquiler que viene del aeropuerto. Cansado, no habla español, sin pase, con una confirmación de reserva en un celular al 4% de batería. La casa está oscura. El administrador no contesta.
6:00 a.m. — Shift change. The night guard hands over. Anything unresolved gets explained out loud, and whatever wasn't written down is lost.
6:30 a.m. — Construction crews. A pickup with five men in the bed, one phone between them. Same house every day for four months.
8:00 a.m. — Housekeepers and gardeners. Many arrive on foot or are dropped at the highway. Several go to more than one house.
9:40 a.m. — A delivery truck, no pass. The driver has a house number and a last name, that's all. The guard searches by apellido, doesn't find it, searches by house, finds it, and calls. Nobody answers — the owner is in Calgary, asleep.
11:00 a.m. — The internet drops. It comes back twenty minutes later. Four cars arrive in between.
2:15 p.m. — Sun straight on the screen. The guard tilts the device, shades it with a hand, gives up, and reads the name off the visitor's phone instead.
4:30 p.m. — Pool, school pickup, dinner guests. The busiest stretch. Cars stack up and every extra ten seconds is felt.
11:20 p.m. — A rental guest from the airport. Tired, no Spanish, no pass, a booking confirmation on a phone at 4% battery. The house is dark. The manager doesn't answer.
Is this day accurate? What did we get wrong, and what hour did we leave out entirely?
¿Este día está bien retratado? ¿En qué nos equivocamos, y qué hora dejamos por fuera del todo?
None3.2 La empleada doméstica de todas las semanasThe weekly housekeeper
Marta llega a la casa de Anne todos los martes. Tiene tres años de hacerlo. En la caseta todos la conocen de vista.
Todas las semanas Anne genera un pase nuevo y se lo manda por WhatsApp. Algunas semanas se le olvida. Cuando se le olvida, Marta se queda parada en el portón llamándola, y Anne casi siempre está en una reunión.
De mayo a noviembre, Anne no está en Costa Rica. Marta igual llega todos los martes — de eso se trata, alguien tiene que estar en la casa. Ahora cuando a Anne se le olvida, está durmiendo. El guarda tiene enfrente a una señora que ha visto doscientas veces, una regla que dice que sin pase no entra, y a nadie a quién llamar.
Lo que Anne quiere es dejar esto arreglado una sola vez y no volver a pensar en ello. Lo que el guarda quiere es que la respuesta esté en su pantalla y no en el buzón de voz de Anne.
Marta comes to Anne's house every Tuesday. She has for three years. Everyone at the caseta knows her by sight.
Every week Anne makes a new pass and sends it on WhatsApp. Some weeks she forgets. When she forgets, Marta stands at the gate calling her, and Anne is usually in a meeting.
From May to November, Anne isn't in Costa Rica. Marta still comes every Tuesday — that's the point, someone has to be in the house. Now when Anne forgets, she's asleep. The guard has a woman at the gate he's seen two hundred times, a rule that says no pass no entry, and nobody to call.
What Anne wants is to set this up once and stop thinking about it. What the guard wants is for the answer to be on his screen instead of on Anne's voicemail.
How often does this actually happen, and what does the guard do today? Is there a written rule, or does each guard decide?
¿Cada cuánto pasa esto de verdad, y qué hace el guarda hoy? ¿Hay una regla escrita, o cada guarda decide?
4. Quiénes lo usanWho uses this
NoneResidenteResident
You own or rent a house here. You need to let people in: friends, family, the housekeeper, the pool guy, a delivery, a contractor. You do this from your phone, often while doing something else, often not at home, sometimes not in the country. What you need: make a pass fast, send it by WhatsApp, know it worked, and find out when your guest actually arrives.
Usted es dueño o alquila una casa aquí. Necesita dejar entrar gente: amistades, familia, la empleada doméstica, el de la piscina, una entrega, un contratista. Esto lo hace desde el celular, muchas veces haciendo otra cosa, muchas veces sin estar en la casa, y a veces sin estar en el país. Lo que necesita: crear un pase rápido, mandarlo por WhatsApp, saber que sí funcionó, y enterarse cuando su visita de verdad llegó.
NoneVisita y proveedorVisitor and provider
You're coming in. You may be a friend arriving once, or the gardener who comes every Thursday to eight different houses. You did not sign up for anything and you're not going to. You have a phone with WhatsApp and possibly no data left. What you need: something you can just show at the gate, that still works if your phone is dead or the sun makes the screen unreadable.
Usted va a entrar. Puede ser una amistad que viene una sola vez, o el jardinero que llega todos los jueves a ocho casas distintas. Usted no se registró en nada y no lo va a hacer. Tiene un celular con WhatsApp y quizás sin datos. Lo que necesita: algo que simplemente pueda enseñar en el portón, y que sirva igual si se le apagó el celular o si el sol no deja ver la pantalla.
NoneGuardaGuard
You're at the caseta. You may be alone. Cars are stacked behind the one you're dealing with. You're standing in the sun or in the rain, holding a device in one hand. You need one clear answer — yes or no — in under five seconds, and you need to keep working when the internet is gone. When something is wrong, you need to know who to call, and you need it written down that you followed the rule.
Usted está en la caseta. Puede que esté solo. Hay carros haciendo fila detrás del que está atendiendo. Está de pie bajo el sol o bajo el aguacero, con el aparato en una mano. Necesita una sola respuesta clara — sí o no — en menos de cinco segundos, y necesita poder seguir trabajando cuando no hay internet. Cuando algo está raro, necesita saber a quién llamar, y necesita que quede anotado que usted siguió el procedimiento.
NoneAdministraciónAdministrator
You keep the list of who lives in each house correct, because when it's wrong the gate stops working. You answer the phone when someone's guest was turned away. You need to look up what happened last Tuesday at 9 p.m. and be able to show it to the board. You have a desk and a computer, and you do not want to touch this system every day.
Usted mantiene correcta la lista de quién vive en cada casa, porque cuando esa lista está mala el portón deja de servir. Usted contesta el teléfono cuando a alguien le devolvieron una visita. Necesita poder revisar qué pasó el martes pasado a las 9 de la noche y poder mostrárselo a la junta. Tiene escritorio y computadora, y no quiere estar metiendo mano en este sistema todos los días.
NoneAdministrador de alquileres — ¿nos falta este?Rental manager — are we missing this one?
Not in our original list, and we suspect it's missing. In high season a property manager may be letting guests into several houses they don't own, at all hours, for people who arrive at 11 p.m. from the airport having never heard of us.
No estaba en nuestra lista original, y sospechamos que nos falta. En temporada alta un administrador de propiedades puede estar dejando entrar huéspedes a varias casas que no son de él, a cualquier hora, gente que llega a las 11 de la noche del aeropuerto y que nunca ha oído hablar de nosotros.
Is this a real, separate role here, or do managers just use the owner's account? How many houses does it affect? And did we miss any other role?
¿Es este un rol real y aparte, o los administradores simplemente usan la cuenta del dueño? ¿A cuántas casas afecta? ¿Y nos falta algún otro rol?
5. Qué tiene que hacerWhat it has to do
Sixteen things. Each one is our guess, followed by a question. Where we've written “we're assuming”, that's exactly where we most need correcting.
Dieciséis cosas. Cada una es nuestra suposición, seguida de una pregunta. Donde dice “estamos suponiendo”, ahí es justamente donde más necesitamos que nos corrijan.
R1Un pase se hace en menos de un minutoA pass takes under a minute
Take out your phone, type the visitor's name, pick the day, done. No computer, no calling the office, no waiting for anyone to approve it.
Usted saca el celular, escribe el nombre de la visita, escoge el día, y listo. Sin computadora, sin llamar a la oficina, sin esperar que nadie lo apruebe.
Is a minute realistic? Which details are genuinely required — name only, name plus plate, or name plus plate plus ID?
¿Un minuto es realista? ¿Qué datos hacen falta de verdad — solo el nombre, o nombre y placa, o nombre, placa y cédula?
R2La visita no instala nadaThe visitor installs nothing
They get a WhatsApp message with a picture of the code. No account, no app, no signing up. They show the picture at the gate.
La visita recibe un mensaje de WhatsApp con la imagen del código. Sin cuenta, sin aplicación, sin registrarse. Enseña la imagen en el portón.
What if the visitor has no WhatsApp, ran out of data, or their phone died at the gate? Is giving a name enough?
¿Y si la visita no tiene WhatsApp, o se le acabaron los datos, o se le apagó el celular en el portón? ¿Basta con dar el nombre?
R3Los pases se vencenPasses expire
A one-day pass doesn't work tomorrow. A one-week pass doesn't work next month. We're assuming the default should be the same day it was made.
Un pase de un día no sirve mañana. Uno de una semana no sirve el mes entrante. Estamos suponiendo que por defecto debería valer el mismo día en que se hizo.
Is same-day right, or 24 hours, or until you cancel it?
¿Está bien el mismo día, o 24 horas, o hasta que usted lo cancele?
R4Pases que se repitenPasses that repeat
If your housekeeper comes every Tuesday, you set it up once and it works every Tuesday. We're assuming these should be renewed every three months so old ones don't live forever.
Si su empleada doméstica viene todos los martes, usted lo arregla una vez y sirve todos los martes. Estamos suponiendo que se deberían renovar cada tres meses para que los viejos no queden vivos para siempre.
Three months, one month, a year, or never until you remove it?
¿Tres meses, un mes, un año, o nunca hasta que usted lo quite?
R5Un proveedor, varias casasOne provider, many houses
The gardener who works eight houses should carry one code, not eight. The guard sees which houses he's authorized for.
El jardinero que atiende ocho casas debería andar un solo código, no ocho. El guarda ve para cuáles casas está autorizado.
Does this exist today? How does HAC handle it? Roughly how many providers work across multiple houses?
¿Existe esto hoy? ¿Cómo lo maneja HAC? ¿Más o menos cuántos proveedores atienden varias casas?
R6El guarda ve una sola respuesta grandeThe guard sees one big answer
Scan, and the screen says PASA or NO PASA in large type, with the name, the house and the plate underneath. Readable in direct sun.
Se escanea, y la pantalla dice PASA o NO PASA en letra grande, con el nombre, la casa y la placa debajo. Legible con el sol de frente.
What does HAC's screen get wrong today? What does the guard need to see that isn't there?
¿En qué se queda corta la pantalla de HAC hoy? ¿Qué necesita ver el guarda que no aparece?
R7Funciona cuando no hay internetIt works when the internet is down
If the power goes out or the connection drops, the guard keeps working. Codes are checked on the device itself and everything syncs when the connection comes back. We're assuming this happens a few times a month and lasts under an hour.
Si se va la luz o se cae la conexión, el guarda sigue trabajando. Los códigos se revisan en el mismo aparato y todo se sincroniza cuando vuelve la conexión. Estamos suponiendo que esto pasa unas pocas veces al mes y que dura menos de una hora.
How often does the internet actually drop at the caseta, and what do the guards do right now when it does?
¿Cada cuánto se cae de verdad el internet en la caseta, y qué hacen los guardas hoy cuando pasa?
R8Buscar por nombre, casa o placaSearch by name, house or plate
When someone shows up with no code, the guard searches by apellido, by house number, or by placa — and gets an answer in a couple of seconds.
Cuando alguien llega sin código, el guarda busca por apellido, por número de casa, o por placa — y tiene respuesta en un par de segundos.
Which of the three does the guard use most? Is HAC's search fast enough, or does he give up and phone the house?
¿Cuál de las tres usa más el guarda? ¿El buscador de HAC es lo bastante rápido, o mejor se rinde y llama a la casa?
R9Una visita sin ningún paseA visitor with no pass at all
The guard registers them by hand: name, ID document, plate, which house — and the house gets told.
El guarda la registra a mano: nombre, documento de identidad, placa, a qué casa va — y se le avisa a la casa.
Can the guard let someone in without the owner's authorization? Who decides? Is that procedure written down anywhere today?
¿Puede el guarda dejar entrar sin autorización del dueño? ¿Quién decide? ¿Ese procedimiento está escrito en alguna parte hoy?
R10El aviso de verdad le llegaThe notice actually reaches you
When your visitor comes in, you find out. If the phone notification fails, it comes by WhatsApp instead. And you can always open the app and see who came to your house today.
More importantly: the system watches its own notices. If yours stop being delivered, it tells the administration — you don't have to notice it yourself. This is the single thing HAC does worst.
Cuando su visita entra, usted se entera. Si la notificación del teléfono falla, le llega por WhatsApp. Y usted siempre puede abrir la aplicación y ver quién llegó hoy a su casa.
Más importante: el sistema vigila sus propios avisos. Si los suyos dejan de entregarse, le avisa a la administración — usted no tiene que darse cuenta solo. Esto es justamente lo que HAC hace peor.
How many of you have had HAC's notification stop working? How long before you noticed?
¿A cuántos de ustedes se les ha caído la notificación de HAC? ¿Cuánto tiempo pasó antes de que se dieran cuenta?
R11Cuando no se puede localizar al dueñoWhen the owner can't be reached
Many owners are out of the country for months. The pass has to stand on its own, so the guard isn't phoning someone at 2 a.m. in another time zone to get a yes.
Muchos dueños pasan meses fuera del país. El pase tiene que valer por sí solo, para que el guarda no ande llamando a alguien a las 2 de la mañana en otro huso horario para que le digan que sí.
How many calls does a guard make per shift, and at what hours?
¿Cuántas llamadas hace un guarda por turno, y a qué horas?
R12Todo queda en la bitácoraEverything goes in the bitácora
Every ingreso and every salida: who, when, which house, who authorized it, and which guard was on shift. Administration can search it and export it.
Cada ingreso y cada salida: quién, cuándo, a cuál casa, quién autorizó, y cuál guarda estaba de turno. La administración la puede buscar y exportar.
How long must we keep it? Who can see it — administration only, the board, or can an owner see the record for their own house?
¿Cuánto tiempo hay que guardarla? ¿Quién la puede ver — solo administración, la junta, o el dueño puede ver lo de su propia casa?
R13Alguien mantiene la lista al díaSomebody keeps the list current
The list of houses, owners and tenants has to be right or none of this works. When someone sells or rents, the caseta has to find out.
La lista de casas, dueños e inquilinos tiene que estar correcta o nada de esto sirve. Cuando alguien vende o alquila, la caseta se tiene que enterar.
Who updates it today, and how often? When someone sells or rents, how does the caseta find out?
¿Quién la actualiza hoy, y cada cuánto? Cuando alguien vende o alquila, ¿cómo se entera la caseta?
R14Lista de no admitidosA do-not-admit list
There has to be a way to mark someone as not admitted, and for the guard to see it the instant they scan or search.
Tiene que haber una forma de marcar a alguien como no admitido, y que el guarda lo vea en el momento en que escanea o busca.
Who is allowed to put someone on that list? How is it handled today? This one is delicate and we'd rather you decide it than us.
¿Quién puede poner a alguien en esa lista? ¿Cómo se maneja hoy? Este punto es delicado y preferimos que lo decidan ustedes y no nosotros.
R15El guarda trabaja en españolThe guard works in Spanish
The guard's screens are entirely in Spanish. The resident's app switches between Spanish and English per person, remembered for each one.
Las pantallas del guarda son completamente en español. La aplicación del residente cambia entre español e inglés según cada quien, y se le recuerda a cada uno.
Are there guards who'd rather work in English? Are there residents who read only English and struggle with HAC today?
¿Hay guardas que prefieran trabajar en inglés? ¿Hay residentes que solo leen inglés y que hoy batallan con HAC?
R16La salida también cuentaLeaving counts too
Exits are recorded, not just entries. We're assuming there are no rules about who may leave — that anyone inside may drive out.
Las salidas se registran, no solo los ingresos. Estamos suponiendo que no hay reglas sobre quién puede salir — que cualquiera que esté adentro puede salir.
Are there any exit rules today? Is anything checked on the way out — minors, materials, vehicles that aren't the resident's?
¿Hay alguna regla de salida hoy? ¿Se revisa algo al salir — menores, materiales, vehículos que no son del residente?
R17El inquilino no depende del dueñoA renter doesn't depend on the owner
A renter is a member of the house in their own right and can create passes for their own visitors — without the owner having to add them to anything, and without waiting on a property manager. The owner can see and revoke that access, but the renter never needs to ask for it twice.
El inquilino es miembro de la casa por derecho propio y puede crear pases para sus propias visitas — sin que el dueño lo tenga que agregar a nada, y sin depender del administrador de la propiedad. El dueño puede ver ese acceso y quitarlo, pero el inquilino nunca tiene que volver a pedirlo.
Roughly how many renters are there, and how many of them can generate a pass today? Where does that break down — owners who never got around to it, or owners who prefer not to?
¿Más o menos cuántos inquilinos hay, y cuántos de ellos pueden generar un pase hoy? ¿Dónde se traba — dueños que nunca lo hicieron, o dueños que prefieren no hacerlo?
R18Si le escriben al guarda, igual queda registradoIf someone texts the guard, it still gets logged
People will keep texting the guard, and that is fine. The guard registers that visitor in a few taps — name, house, plate — and the house is notified exactly as if a pass had been made. We're assuming this is a large share of arrivals today. The point is that the log stays complete either way, and nobody is turned away for using the old habit.
La gente va a seguir escribiéndole al guarda, y está bien. El guarda registra esa visita en unos pocos toques — nombre, casa, placa — y a la casa se le avisa igual que si se hubiera hecho un pase. Estamos suponiendo que hoy esto es una buena parte de las llegadas. Lo importante es que la bitácora quede completa de todos modos, y que a nadie se le devuelva por seguir la costumbre vieja.
Out of everyone who arrives on a normal day, roughly how many come with a pass and how many were sent to the guard by message? This is the number that tells us whether we're solving the right problem.
De todos los que llegan en un día normal, ¿más o menos cuántos vienen con pase y cuántos los mandaron por mensaje al guarda? Este es el número que nos dice si estamos resolviendo el problema correcto.
R19Se puede ver si está funcionandoYou can see whether it's working
Once a month the committee gets one number: what share of arrivals came in on a pass, versus registered by hand at the caseta. If that share is not climbing, the app is not working, whatever else it does. No other report matters as much as this one.
Una vez al mes el comité recibe un solo número: qué porcentaje de las llegadas entró con pase, contra las que el guarda registró a mano en la caseta. Si ese porcentaje no sube, la aplicación no está sirviendo, haga lo que haga. Ningún otro reporte importa tanto como este.
Is that the right measure of success? And what share would count as good enough — 70%, 90%, or does it need to be nearly everyone before the jam at the caseta actually clears?
¿Es esa la medida correcta de éxito? ¿Y qué porcentaje contaría como suficientemente bueno — 70%, 90%, o tiene que ser casi todo el mundo para que de verdad se acabe la presa en la caseta?
R20Se puede llegar a los dueños que no viven aquíOff-site owners can actually be reached
Anything the community needs to tell an owner goes out by email as well as WhatsApp, because owners abroad do not read the WhatsApp groups. Contact details are theirs to keep current, and the system tells the administration when an address stops working.
Todo lo que la comunidad le tenga que decir a un dueño sale por correo además de WhatsApp, porque los dueños que están fuera no leen los grupos de WhatsApp. Los datos de contacto los mantiene cada quien, y el sistema le avisa a la administración cuando una dirección deja de funcionar.
Besides WhatsApp and email, is there any channel that actually reaches off-site owners reliably? And who holds the contact list that is most current today?
Aparte de WhatsApp y correo, ¿hay algún canal que de verdad le llegue confiablemente a los dueños que no viven aquí? ¿Y quién tiene hoy la lista de contactos más actualizada?
R21Los pases viejos se limpian solosOld passes clean themselves up
A pass that has expired stops working on its own and drops off your list — nobody has to go and tidy up. We're assuming you want them gone from view after about a month.
One thing to separate, because they are not the same: the pass going away is not the same as the record of the visit going away. If Marta came in on the 3rd of August, that stays in the bitácora even after her pass is long gone — otherwise the log can't answer questions later.
Un pase vencido deja de servir por sí solo y se le quita de la lista — nadie tiene que andar limpiando nada. Estamos suponiendo que los quiere fuera de la vista como al mes.
Hay algo que conviene separar, porque no es lo mismo: que se vaya el pase no es lo mismo que se vaya el registro de la visita. Si Marta entró el 3 de agosto, eso queda en la bitácora aunque su pase ya no exista — si no, después la bitácora no sirve para contestar nada.
When you say old codes should be deleted, do you mean they should stop working and disappear from the resident's list, or that the visit should disappear from the record entirely? We'd keep the visit in the bitácora unless you tell us otherwise — see also P-12 on how long.
Cuando dice que los códigos viejos se borren, ¿quiere decir que dejen de servir y desaparezcan de la lista del residente, o que la visita desaparezca del registro por completo? Nosotros dejaríamos la visita en la bitácora salvo que usted nos diga lo contrario — vea también la P-12 sobre cuánto tiempo.
R22Que no se pueda reenviar el paseStopping a pass from being forwarded
Short answer: not completely — and anyone who promises otherwise is overselling it. A QR code is a picture, and a picture can be screenshotted and passed on. The pass we use today has exactly the same problem: we decoded one, and it is a plain web link, so whoever holds the link holds the pass. That is why it prints “do not share with third parties” on it.
What we can do is make a forwarded code much less useful. Four options, strongest last:
- One use only. The code stops working the moment the first person walks in, so forwarding it afterwards gets you nothing. Cheap and effective for a one-off visitor. No good for the gardener who comes every week.
- Short windows. A pass good for two hours is far less worth forwarding than one good all day.
- The guard. The code says a visit was authorized; the guard says whether this is that person. The visitor's name is on the guard's screen for exactly this reason.
- A code that changes. The pass opens a page showing a number that refreshes every few seconds, so a screenshot is already stale by the time it's forwarded. This is the strong one — but it only works if the visitor has a working connection standing at the gate, which is precisely what they often don't have.
Each of these costs the visitor something, so we would rather you choose than choose for you.
Respuesta corta: del todo no — y quien prometa lo contrario está exagerando. Un código QR es una imagen, y a una imagen se le saca captura de pantalla y se pasa. El pase que usamos hoy tiene exactamente el mismo problema: desciframos uno, y es un simple enlace de internet, así que quien tenga el enlace tiene el pase. Por eso el mismo pase dice “no compartir con terceros”.
Lo que sí podemos hacer es que un código reenviado sirva mucho menos. Cuatro opciones, la más fuerte de última:
- Un solo uso. El código se anula apenas entra la primera persona, así que reenviarlo después no sirve de nada. Barato y efectivo para una visita de una sola vez. No sirve para el jardinero que viene todas las semanas.
- Ventanas cortas. Un pase que vale dos horas es mucho menos útil de reenviar que uno que vale todo el día.
- El guarda. El código dice que la visita fue autorizada; el guarda dice si esta es esa persona. Por eso el nombre de la visita aparece en la pantalla del guarda.
- Un código que cambia. El pase abre una página con un número que se refresca cada pocos segundos, de modo que la captura de pantalla ya está vencida cuando la reenvían. Esta es la fuerte — pero solo funciona si la visita tiene conexión ahí parada en el portón, que es justamente lo que muchas veces no tiene.
Cada una le cuesta algo a la visita, así que preferimos que escojan ustedes y no nosotros.
Which of those four do you want, and for which kinds of visitor? Our guess is one-use for one-off visitors and a plain code for the weekly ones — but this is your call, and it is the one question here where being stricter has a real cost at the gate.
¿Cuál de esas cuatro quieren, y para qué tipo de visita? Nuestra suposición es un solo uso para las visitas de una vez y un código normal para las de todas las semanas — pero esta la deciden ustedes, y es la única pregunta aquí donde ser más estricto cuesta de verdad en el portón.
6. Cómo se veríaWhat it should look like
These are sketches, not the finished design. Colours, wording and layout will all change. What we want from you is whether the information is right and in the right order.
Estos son bosquejos, no el diseño final. Los colores, las palabras y la distribución van a cambiar. Lo que queremos saber es si la información es la correcta y está en el orden correcto.
Screens 3 to 6 are marked provisional because we don't yet know what device the guard actually uses — their own phone, a community phone, or a tablet mounted in the caseta. That answer changes those four screens completely. See P-20.
Las pantallas 3 a 6 están marcadas como provisionales porque todavía no sabemos qué aparato usa el guarda — su propio celular, un celular de la comunidad, o una tablet fija en la caseta. Esa respuesta cambia esas cuatro pantallas por completo. Vea la P-20.
Answered: the guard has an Android phone, and we can add a pistol-grip barcode reader if it helps. So these screens are drawn for a phone. Remaining question: would the guards rather scan with the phone camera, or with a separate reader they hold in the other hand?
Contestada: el guarda tiene un celular Android, y se le puede dar un lector de pistola si ayuda. Por eso estas pantallas están dibujadas para celular. Lo que falta: ¿los guardas prefieren escanear con la cámara del celular, o con un lector aparte en la otra mano?
We saw a real HAC pass for house LJ-O. We understand Miramar and Dos Ríos are numbers, and La Jolla and Monte Vista mix letters and numbers. Not urgent — we only need the master list before launch, not before you comment.
Vimos un pase real de HAC para la casa LJ-O. Entendemos que Miramar y Dos Ríos son números, y que La Jolla y Monte Vista mezclan letras y números. No es urgente — la lista maestra la necesitamos antes de arrancar, no antes de que ustedes comenten.
Is the device shared between guards on a shift? If it is, each entry needs to be attributable to a person.
¿El aparato se comparte entre guardas en un mismo turno? Si se comparte, hay que poder saber cuál guarda registró cada ingreso.
7. Cosas que hacemos hoy que no aparecen aquíThings we do today that aren't in this document
There are things you do every day at the gate that we simply don't know about. Write them here, however roughly. This is the most useful part of the document for us.
Hay cosas que ustedes hacen todos los días en el portón que nosotros sencillamente no sabemos. Escríbalas aquí, aunque sea a la carrera. Para nosotros esta es la parte más útil del documento.
8. Todas las preguntas juntasAll the open questions in one place
Every question, with the person we're hoping will answer it. Reply with the number and we'll find it.
Todas las preguntas, con la persona que esperamos que la conteste. Conteste con el número y nosotros la ubicamos.
| # | Pregunta / Question | Quién / Who |
|---|---|---|
| P-01 | ¿Qué datos hacen falta de verdad para crear un pase?What details are actually required? | Britta |
| P-02 | ¿Y si la visita no tiene WhatsApp o se le apagó el celular?No WhatsApp or dead phone? | Jorge |
| P-03 | ¿Cuánto dura un pase por defecto?Default pass duration? | Comité |
| P-04 | ¿Cada cuánto se renuevan los pases que se repiten?How often do recurring passes renew? | Comité |
| P-05 | ¿Un proveedor con varias casas — existe hoy?One provider, many houses — does it exist today? | Jorge |
| P-06 | ¿Qué le falta a la pantalla de HAC?What's missing from HAC's screen? | Jorge |
| P-07 | ¿Cada cuánto se cae el internet en la caseta?How often does the internet drop? | Jorge |
| P-08 | ¿Se busca más por apellido, casa o placa?Search by name, house or plate? | Jorge |
| P-09 | ¿Puede el guarda dejar entrar sin autorización?May a guard admit without authorization? | Jorge + comité |
| P-10 | ¿A quiénes se les ha caído el aviso de HAC?Whose HAC notifications have failed? | Todos |
| P-11 | ¿Cuántas llamadas hace un guarda por turno?How many calls per shift? | Jorge |
| P-12 | ¿Cuánto se guarda la bitácora y quién la ve?How long is the log kept, and who sees it? | Comité |
| P-13 | ¿Quién mantiene la lista de residentes?Who maintains the resident list? | Britta |
| P-14 | ¿Quién puede poner a alguien en la lista de no admitidos?Who can add to the do-not-admit list? | Comité |
| P-15 | ¿Hay guardas o residentes que prefieran otro idioma?Language preferences? | Jorge |
| P-16 | ¿Hay reglas de salida hoy?Are there exit rules today? | Jorge + comité |
| P-17 | ¿Falta el rol de administrador de alquileres?Is the rental-manager role missing? | Comité |
| P-18 | ¿Está bien retratado el día en la caseta?Is the day at the caseta accurate? | Jorge |
| P-19 | ¿Qué pasa con la empleada de todas las semanas?The weekly housekeeper — what happens today? | Jorge + comité |
| P-20 | ¿Qué aparato usa el guarda?What device does the guard hold? | Jorge |
| P-21 | ¿Se comparte el aparato entre guardas?Is the device shared between guards? | Jorge |
| P-22 | ¿Cuántos portones hay, y la aguja es eléctrica o manual?How many gates, and is the barrier powered? | Britta + Jorge |
| P-23 | ¿Nos pueden pasar una foto de un código QR de HAC y de la caseta?Can we get a photo of a HAC QR code and of the caseta? | Britta + Jorge |
| P-24 | ¿Cuál es el formato del número de casa en cada barrio?What is the house-number format in each neighbourhood? | Britta |
| P-25 | ¿Cuántos llegan con pase y cuántos por mensaje al guarda?How many arrive with a pass vs. by message? | Fanny + Jorge |
| P-26 | ¿Cuántos inquilinos pueden generar un pase hoy?How many renters can generate a pass today? | Britta |
| P-27 | ¿Es la adopción la medida correcta de éxito?Is adoption the right measure of success? | Rob + Maria |
| P-28 | ¿Qué canal llega a los dueños que no viven aquí?What channel reaches off-site owners? | Maria |
| P-29 | ¿“Borrar” es quitarlo de la lista o del registro?Does "delete" mean off the list, or out of the record? | Britta |
| P-30 | ¿Cómo evitamos que se reenvíe un pase?How do we stop a pass being forwarded? | Britta + comité |
P-22 and P-23 are the cheapest and most valuable. We have never seen a real HAC QR code, and we don't know how many gates there are or whether the barrier is powered. A photo answers all three in a minute.
La P-22 y la P-23 son las más baratas y las más valiosas. Nunca hemos visto un código QR real de HAC, y no sabemos cuántos portones hay ni si la aguja es eléctrica. Una foto contesta las tres en un minuto.
9. Las palabras que estamos usandoWords we're using
We used these words throughout. Some may be wrong for how you actually talk at the caseta. Jorge will settle this list after the comments come back — whatever the guards say out loud on the radio is what the buttons will say.
Usamos estas palabras en todo el documento. Algunas pueden estar equivocadas para como se habla de verdad en la caseta. Jorge va a definir esta lista después de que lleguen los comentarios — lo que los guardas dicen de viva voz en el radio es lo que van a decir los botones.
| Usamos / We used | Significa / Means | ¿Correcto? / Right word? |
|---|---|---|
| pase | la autorización que el residente creathe authorization a resident creates | ¿o autorización, código, invitación? Es la palabra más repetida del documento. |
| guarda | el oficial en la casetathe officer at the gate | ¿o guardia, oficial de seguridad? ¿Qué dice el contrato? |
| casa | la propiedadthe property | ¿o filial, lote? ¿Qué se dice en el radio? Vea también la P-24 sobre el formato del número de casa. |
| bitácora | el registro de ingresos y salidasthe entry/exit log | ¿o libro de novedades, reporte de novedades? |
| empleada doméstica | — | ¿o trabajadora doméstica? Lo lee tanto quien emplea como quien trabaja. |
| documento de identidad | — | Usamos el término neutro porque muchas visitas son extranjeras. ¿Qué anota el guarda hoy? |
| aguja | la barra del portónthe barrier arm | ¿o talanquera, pluma? ¿O simplemente no hay? |
| visita / proveedor | quien entrawho comes in | ¿Se distinguen hoy? ¿Y el huésped de alquiler? |
Mar Vista · Brasilito, Guanacaste. Borrador para revisión, agosto 2026. Este documento cambia con sus comentarios. / Draft for review, August 2026. This document changes with your comments.